Het InDeBuurt netwerk begon als drie simpele websites voor lokale vakmensen. Maar met groeiend verkeer werd handmatige leadverwerking een bottleneck. De oplossing? Een volledig geautomatiseerd systeem dat leads binnen 1 minuut bij de juiste vakman krijgt én automatisch om reviews vraagt.
# Het Probleem
Met drie websites (VindInDeBuurt.nl, VergelijkInDeBuurt.nl, ZoekenInDeBuurt.nl) en tientallen leads per dag werd het onmogelijk om alles handmatig te verwerken. Leads bleven liggen, vakmensen misten kansen, en reviews werden zelden gevraagd.
- ✓Handmatige lead intake kostte 15+ uur per week
- ✓Gemiddelde responstijd was 4+ uur
- ✓Review ratio was slechts 2% van afgeronde klussen
- ✓Geen inzicht in lead status en conversie
# De Oplossing: n8n Workflow Automation
We kozen voor n8n als automation platform vanwege de self-hosting mogelijkheden, open-source filosofie, en de krachtige visuele workflow builder. In twee weken bouwden we een compleet systeem van 6 onderling verbonden workflows.
"n8n is wat Zapier belooft te zijn, maar dan met de kracht om echt complexe logica te bouwen — zonder maandelijkse limieten."
De 6 Workflows
Lead Intake (per website)
Formulier stuurt data naar webhook: naam, contact, klusbeschrijving en tot 5 foto's. Foto's worden van base64 naar binary geconverteerd.
Parallelle Verwerking
Binnen 60 seconden: bevestigingsmail naar klant, admin alert met foto's, Telegram notificatie, CRM logging met 17 velden.
24-Uurs Follow-up
Elk uur checkt het systeem leads ouder dan 24 uur. Stuurt gepersonaliseerde mail met review link per merk.
3-Dagen Herinnering
Dagelijks om 10:00 check op leads zonder review. Stuurt één vriendelijke herinnering, voorkomt duplicaten.
Review Verwerking
Ontvangt review via webhook, koppelt aan originele lead, update CRM. Alert bij score onder 4 sterren.
Foto Conversie Pipeline
Base64 naar binary conversie voor klantfoto's. Tot 5 foto's per lead als email bijlage.
# Technische Implementatie
De kern van het systeem draait op een self-hosted n8n instance, gekoppeld aan Google Sheets als centrale database en Telegram voor real-time notificaties.
Tech Stack
- n8n (self-hosted) — Workflow orchestration op Hostinger VPS
- Next.js 15 — 3 websites op Vercel, TypeScript + Tailwind
- Google Sheets — Centrale CRM met 17 velden per lead
- Telegram Bot API — Instant notificaties inclusief foto's
- SMTP — 13 email accounts voor branded communicatie per website
Slimme Features
Een interessante technische uitdaging was het verwerken van klantfoto's. De foto's kwamen binnen als Base64-encoded strings, maar moesten als binary worden verstuurd als email bijlagen. Met n8n's Code node schreven we een custom conversie die dit naadloos afhandelt.
Technische Details
# De Resultaten
Na 8 maanden live zijn de cijfers indrukwekkend. Het systeem heeft niet alleen tijd bespaard, maar ook de kwaliteit van service drastisch verbeterd.
VindInDeBuurt.nl
Vind lokale vakmensen
VergelijkInDeBuurt.nl
Vergelijk offertes
ZoekenInDeBuurt.nl
Directory met profielen
- ↑Responstijd: Van uren naar <1 minuut
- ↑Review verzoeken: Van ~10% handmatig naar 100% automatisch
- ↑Totaal reviews: Van ~500 naar 7.250+ (gemiddeld 4.8/5)
- ↑Tijd per lead: Van 15+ minuten naar 0 minuten
# Wat We Leerden
- 1.Start simpel, itereer snel — De eerste workflow was basic, maar leverde direct waarde. Complexiteit kwam later.
- 2.Error handling is essentieel — Elke workflow heeft fallback notificaties voor als iets faalt.
- 3.Timing maakt verschil — Review requests na 24-48 uur hebben de hoogste conversie.
- 4.Self-hosting geeft controle — Geen rate limits, volledige data ownership, en lagere kosten op lange termijn.
Wil je weten wat workflow automation voor jouw bedrijf kan betekenen?
Plan een gesprek# Veelgestelde Vragen
Wat kost zoiets om te bouwen?
Dat hangt af van de complexiteit. Een basis lead intake workflow is relatief snel opgezet. Een volledig systeem zoals dit - met meerdere websites, foto-verwerking, review collectie en CRM integratie - vraagt meer tijd. De hosting zelf kost vanaf €10 per maand voor een VPS waar n8n op draait.
Hoe lang duurt de implementatie?
Een eerste werkende versie kan binnen een paar dagen draaien. Het volledige systeem met alle bells and whistles - meerdere websites, follow-up sequences, review systeem, foutafhandeling - kost 2-4 weken. We bouwen iteratief: je hebt snel iets werkends en breiden dan uit.
Werkt dit ook voor mijn branche?
Als je aanvragen ontvangt via formulieren, kun je automatiseren. Makelaars, advocaten, installatiebedrijven, webshops, B2B dienstverleners - de principes zijn hetzelfde. De specifieke implementatie passen we aan op jouw proces, branding en systemen.
Waarom n8n en niet Zapier of Make?
Drie redenen: privacy (data blijft op je eigen server), kosten (geen limiet op het aantal runs), en flexibiliteit (custom code voor complexe logica). Voor simpele "als dit, dan dat" flows zijn Zapier en Make prima. Voor systemen zoals dit, met foto-verwerking en complexe logica, is n8n krachtiger.
Kan ik dit zelf onderhouden?
Ja, dat is het idee. We bouwen het systeem én zorgen dat je team ermee kan werken. Kleine aanpassingen zoals email teksten wijzigen kun je zelf. Voor grotere wijzigingen of nieuwe workflows kun je ons inschakelen. Het systeem is van jou, niet van ons.
Hoe werkt de automatische review collectie precies?
24 uur na een lead stuurt het systeem automatisch een mail met een review-link. Die timing is bewust: de klant heeft de service ervaren maar is nog betrokken. Geen review na 3 dagen? Dan volgt één herinnering. Niet meer, je wilt niet irriteren. Reviews worden automatisch gekoppeld aan de originele lead voor analyse.